Hazırlayan: SIMA · 15 Ekim 2026
Transkript, toplantı özeti ve tutanak arasındaki fark
Transkript, konuşmaların yazılı dökümüdür. Toplantı özeti, ana konuları kısa bir metinde toplar. Tutanak ise toplantının kimlerle, ne zaman ve hangi gündemle yapıldığını; hangi kararların alındığını ve nelerin açık kaldığını düzenler. Bir ekip aynı toplantı için bu üç çıktıyı birlikte kullanabilir.
İyi bir tutanak, toplantıya katılmayan bir çalışma arkadaşının da “Ne kararlaştırıldı, şimdi kim ne yapacak?” sorusuna cevap verir. Bu yüzden ayrıntılı konuşma dökümü ile takip edilecek kararları ayrı başlıklar altında tutmak okumayı kolaylaştırır.
Kopyalanabilir toplantı tutanağı şablonu
- Başlık: Proje ve toplantının amacı.
- Tarih ve katılımcılar: Toplantı zamanı, katılan kişiler ve gerekiyorsa görevleri.
- Gündem: Görüşülmesi planlanan konular.
- Görüşülenler: Her konu için kısa, tarafsız bir açıklama.
- Kararlar: Üzerinde anlaşılan sonuçlar. Henüz kararlaştırılmamış önerileri burada kesin karar gibi göstermeyin.
- Aksiyonlar: Yapılacak iş, sorumlu kişi ve üzerinde anlaşılan bitiş tarihi.
- Açık konular: Eksik bilgiler ve sonraki görüşmeye bırakılan sorular.
Karar ve aksiyon örneği
Aşağıdaki örnek kurgusaldır. “Lansmanı konuşacağız” bir gündem maddesidir. “Önce beş firmayla pilot başlayacak” bir karardır. “Ayşe beş firmalık davet listesini cuma gününe kadar hazırlayacak” ise bir aksiyondur. Bu üç cümleyi aynı başlıkta toplamak takip işini zorlaştırır.
Karar: Pilot çalışma beş firmayla başlatılacak.
Aksiyon: Davet listesini hazırla.
Sorumlu: Ayşe.
Hedef tarih: Cuma.
Açık konu: Başarı ölçütleri bir sonraki görüşmede netleşecek.
Toplantı bittikten sonra dört kontrol
- İsimleri, tarihleri, tutarları ve özel terimleri doğrulayın.
- Öneri ile kesin kararın birbirine karışmadığını kontrol edin.
- Sorumlu ya da tarih konuşulmadıysa bilgi uydurmak yerine “belirlenmedi” yazın.
- Son metni ilgili katılımcılarla gözden geçirin ve kurumunuzun onay biçimine uyarlayın.
SIMA bu işin neresinde?
SIMA, yüz yüze toplantıdaki konuşmaları Türkçe yazıya döker; toplantı sonrasında özet ve aksiyon taslağı oluşturur. Konuşmacı adlarını düzeltebilir, aynı projedeki toplantıları birlikte takip edebilir ve çıktıyı paylaşabilirsiniz. Otomatik üretilen metin hata içerebilir; son kontrolü siz yaparsınız.
Örnek toplantı çıktısını inceleyin veya kayıt olmadan ürün demosunu deneyin. Elinizde mevcut bir kayıt varsa ses kaydını yazıya çevirme rehberine geçebilirsiniz. Müşteri brifi ve revize görüşmeleri için ajans toplantı notları şablonunu kullanın.